ব্যয়ের ক্যাটাগরি
সংক্ষিপ্ত বিবরণ
ব্যয়ের ক্যাটাগরি এবং সাবক্যাটাগরি ব্যবসায়িক খরচ রেকর্ড করার সময় ব্যবহৃত শ্রেণিবিভাগের কাঠামো প্রদান করে। সুসংগঠিত ক্যাটাগরি আপনার ব্যয় রিপোর্টকে আরও অর্থবহ করে তোলে এবং আপনার অর্থ ঠিক কোথায় যাচ্ছে তা বুঝতে সাহায্য করে।
ক্যাটাগরি
একটি ক্যাটাগরি হলো সম্পর্কিত ব্যয়ের শীর্ষ-স্তরের গ্রুপিং। উদাহরণস্বরূপ:
- Operations — দৈনন্দিন চলমান খরচ যেমন অফিস ভাড়া এবং ইউটিলিটি।
- Staff — বেতন, সুবিধা, এবং প্রশিক্ষণ খরচ।
- Marketing — বিজ্ঞাপন, প্রচার, এবং প্রচারণা কার্যক্রম।
- Equipment — হার্ডওয়্যার ক্রয় এবং নেটওয়ার্ক অবকাঠামোতে মূলধন ব্যয়।
- Maintenance — মেরামত এবং সার্ভিসিং খরচ।
- Internet Transit — আপস্ট্রিম ব্যান্ডউইথ ফি।
একটি ক্যাটাগরি তৈরি করা
Income & Expenses → Expense Categories-এ নেভিগেট করুন এবং Add Category ক্লিক করুন।
| ফিল্ড | বিবরণ |
|---|---|
| Name | একটি সংক্ষিপ্ত, বর্ণনামূলক লেবেল (যেমন Operations)। |
| Description | এই ক্যাটাগরিতে কোন খরচ অন্তর্ভুক্ত তার একটি ঐচ্ছিক ব্যাখ্যা। |
Save ক্লিক করুন। ক্যাটাগরিটি এখন একটি ব্যয় রেকর্ড করার সময় উপলব্ধ হবে।
ক্যাটাগরি সম্পাদনা এবং মুছে ফেলা
একটি ক্যাটাগরির নাম পরিবর্তন করতে বা তার বিবরণ আপডেট করতে Edit আইকনে ক্লিক করুন। যে ক্যাটাগরিগুলোর সাথে সাবক্যাটাগরি বা বিদ্যমান ব্যয়ের রেকর্ড সংযুক্ত আছে সেগুলো ঐতিহাসিক ডেটার অখণ্ডতা বজায় রাখতে মুছে ফেলার পরিবর্তে পুনঃনামকরণ করা উচিত।
সাবক্যাটাগরি
একটি সাবক্যাটাগরি একটি প্যারেন্ট ক্যাটাগরির অধীনে থাকে এবং আরও বিস্তারিত স্তর প্রদান করে। উদাহরণস্বরূপ, Operations-এর অধীনে আপনার Office Rent, Electricity, এবং Water এর মতো সাবক্যাটাগরি থাকতে পারে। Staff-এর অধীনে আপনার Salaries, Overtime, এবং Training থাকতে পারে।
একটি সাবক্যাটাগরি তৈরি করা
Expense Categories পেজে, Add Subcategory ক্লিক করুন (অথবা একটি বিদ্যমান ক্যাটাগরি খুলুন এবং এর মধ্যে Add Subcategory অপশনটি খুঁজুন)।
| ফিল্ড | বিবরণ |
|---|---|
| Parent Category | এই সাবক্যাটাগরিটি যে শীর্ষ-স্তরের ক্যাটাগরির অন্তর্গত। |
| Name | সাবক্যাটাগরির একটি সংক্ষিপ্ত লেবেল (যেমন Office Rent)। |
| Description | একটি ঐচ্ছিক বিবরণ। |
Save ক্লিক করুন। যখন একটি ব্যয় রেকর্ড করা হয়, তখন ক্যাটাগরি এবং সাবক্যাটাগরি উভয়ই নির্বাচন করতে হবে, যাতে এন্ট্রির মুহূর্ত থেকেই কাঠামোটি সম্পূর্ণভাবে ক্যাপচার হয়।
রিপোর্টে ক্যাটাগরি কীভাবে ব্যবহৃত হয়
Expense Report প্রথমে ক্যাটাগরি, তারপর সাবক্যাটাগরি অনুযায়ী ফলাফল গ্রুপ করে। এই দুই-স্তরের গ্রুপিং আপনাকে উভয় স্তরে সাবটোটাল দেয়, যা দেখতে সহজ করে তোলে, উদাহরণস্বরূপ, Staff খরচ আপনার ব্যয়ের সবচেয়ে বড় অংশ তৈরি করে, যার মধ্যে Salaries প্রধান সাবক্যাটাগরি।