অভিযোগ পরিচালনা

সংক্ষিপ্ত বিবরণ

Complaints বিভাগটি গ্রাহক সহায়তা টিকেট পরিচালনার কেন্দ্রীয় কর্মক্ষেত্র। এখান থেকে আপনি নতুন অভিযোগ তৈরি করতে পারেন, সমাধান পর্যন্ত তাদের অগ্রগতি ট্র্যাক করতে পারেন, মন্তব্যের মাধ্যমে যোগাযোগ করতে পারেন, এবং বন্ধ হওয়া কেসগুলো আর্কাইভ করতে পারেন।

একটি অভিযোগ তৈরি করা

Complaints → New Complaint-এ নেভিগেট করুন এবং ফর্মটি পূরণ করুন:

ফিল্ড	বিবরণ
Customer	যে গ্রাহক সমস্যাটি জানিয়েছেন তাকে অনুসন্ধান করে নির্বাচন করুন।
Department	এই অভিযোগ পরিচালনার জন্য দায়িত্বপ্রাপ্ত সহায়তা দল।
Category	সমস্যার ধরন (যেমন No Internet, Billing Issue)।
Description	গ্রাহকের রিপোর্ট অনুযায়ী সমস্যার একটি স্পষ্ট, বিস্তারিত বিবরণ।
Priority	আপনার কনফিগারেশনে এই ফিল্ড অন্তর্ভুক্ত থাকলে জরুরিতার মাত্রা সেট করুন।

অভিযোগ খুলতে Submit ক্লিক করুন। এটি Open স্ট্যাটাস সহ অভিযোগ তালিকায় দেখা যাবে।

অভিযোগ তালিকা ভিউ

সিস্টেমের প্রতিটি অভিযোগ দেখতে Complaints → All Complaints-এ নেভিগেট করুন। ফলাফল সংকুচিত করতে উপরের ফিল্টার বার ব্যবহার করুন:

• Department — শুধুমাত্র একটি নির্দিষ্ট দলে বরাদ্দ করা অভিযোগ দেখান।
• Category — সমস্যার ধরন অনুযায়ী ফিল্টার করুন।
• Status — Open, Acknowledged, Resolved, অথবা Archived অনুযায়ী ফিল্টার করুন।
• Date range — একটি নির্বাচিত সময়কালের মধ্যে তৈরি অভিযোগে ফলাফল সীমিত করুন।

তালিকায় এক নজরে অভিযোগের ID, গ্রাহকের নাম, বিভাগ, ক্যাটাগরি, বর্তমান স্ট্যাটাস, এবং তৈরির তারিখ দেখায়।

অভিযোগ বিস্তারিত ভিউ

যেকোনো অভিযোগের বিস্তারিত ভিউ খুলতে এটিতে ক্লিক করুন। এখানে আপনি সম্পূর্ণ বিবরণ, সমস্ত মন্তব্য ও ইতিহাস দেখতে পারবেন এবং টিকেটে পদক্ষেপ নিতে পারবেন।

মন্তব্য এবং নোট যোগ করা

অভিযোগ বিস্তারিত ভিউয়ের ভিতরে, অভ্যন্তরীণ নোট বা প্রতিক্রিয়া পোস্ট করতে Add Comment ফিল্ড ব্যবহার করুন। মন্তব্যগুলো টাইমস্ট্যাম্পযুক্ত এবং যে কর্মচারী সেগুলো লিখেছেন তার নামে চিহ্নিত, যা সমস্ত যোগাযোগ এবং গৃহীত পদক্ষেপের একটি স্পষ্ট অডিট ট্রেইল তৈরি করে।

একটি অভিযোগ স্বীকৃতি দেওয়া

একজন কর্মচারী অভিযোগটি পর্যালোচনা করে এবং এতে কাজ শুরু করলে, Acknowledge ক্লিক করুন। অভিযোগের স্ট্যাটাস Acknowledged-এ পরিবর্তিত হয়, যা গ্রাহক এবং অন্যান্য কর্মচারীদের জানায় যে সমস্যাটি সক্রিয়ভাবে পরিচালনা করা হচ্ছে।

অভিযোগ সমাধান এবং আর্কাইভ করা

যখন একটি অভিযোগ সমাধান হয়ে যায়, Mark as Resolved ক্লিক করুন। স্ট্যাটাস Resolved-এ আপডেট হয়।

সক্রিয় অভিযোগ তালিকা পরিষ্কার রাখতে, সমাধান করা অভিযোগগুলো Archive ক্লিক করে আর্কাইভে সরানো যেতে পারে। আর্কাইভ করা অভিযোগগুলো ডিফল্ট তালিকা ভিউ থেকে সরানো হয় তবে সম্পূর্ণরূপে অ্যাক্সেসযোগ্য থাকে।

আর্কাইভ করা অভিযোগ দেখা

পূর্বে সমাধান করা এবং আর্কাইভ করা সমস্ত টিকেট দেখতে Complaints → Archived Complaints-এ নেভিগেট করুন। আপনি যেকোনো আর্কাইভ করা অভিযোগের সম্পূর্ণ ইতিহাস অনুসন্ধান, ফিল্টার এবং পর্যালোচনা করতে পারেন।

অভিযোগ লেজার

বিলিং বিরোধ বা আর্থিক সমন্বয় জড়িত অভিযোগের জন্য, অভিযোগ রেকর্ডের সাথে একটি Complaint Ledger এন্ট্রি সংযুক্ত করা যেতে পারে। এটি অভিযোগটিকে যেকোনো সম্পর্কিত বিলিং লেনদেনের সাথে সংযুক্ত করে, সহায়তা ইতিহাসের পাশাপাশি আর্থিক প্রসঙ্গের একটি সম্পূর্ণ চিত্র প্রদান করে। অতিরিক্ত চার্জ, বিতর্কিত পেমেন্ট, বা সার্ভিস ক্রেডিট তদন্ত করার সময় লেজারটি বিশেষভাবে কার্যকর।