পার্টনার অ্যাকাউন্টিং
খুচরা ও পাইকারি লেনদেন মেলাতে পার্টনারের প্রাপ্য, প্রদেয়, বকেয়া তালিকা, রিপোর্ট, জার্নাল ও লেজার ব্যবহারের নির্দেশিকা।
পার্টনার অ্যাকাউন্টিং
Partner Accounting-এ ISP ক্লায়েন্টের কাছে আপনার পাওনা এবং আপনার পার্টনার ব্যবসার কাছে ISPbills-এর পাওনা আলাদা করে দেখানো হয়। এখানে অসম্পূর্ণ কাজের তালিকা, তারিখভিত্তিক রিপোর্ট, double-entry journal এবং সাম্প্রতিক ledger posting-ও আছে। সব পরিমাণ পার্টনার অ্যাকাউন্টের billing currency-তে দেখানো হয়।
শুরু করতে Partner → Accounts খুলুন। ইনভয়েসে কাজ করা বা খুচরা পেমেন্ট রেকর্ড করার জন্য Billing center ব্যবহার করুন; accounting পেজগুলো মূলত তথ্য দেখা ও রিপোর্টের জন্য।
অ্যাক্সেস ও অনুমতি
Partner Accounting ব্যবহারের জন্য verified Partner account, সম্পূর্ণ onboarding ও two-factor authentication লাগে। Partner staff-এর billing-management access-ও থাকতে হবে। বন্ধ করা staff account দিয়ে এই page খোলা যায় না।
Billing বা account restriction থাকলেও Partner বকেয়া সমস্যা সমাধানের জন্য accounting, billing, wallet ও support page খুলতে পারেন। তবে অন্য function সীমিত থাকতে পারে।
Journal ও Ledger-এ শুধু login করা Partner ব্যবসার লেনদেন দেখানো হয়।
আর্থিক সারসংক্ষেপ
Accounts overview এবং Receivable, Payable ও Ledger অংশে এই cardগুলো থাকে:
| Card | হিসাবের নিয়ম |
|---|---|
| ACCOUNTS RECEIVABLE | draft ও void বাদে খুচরা ইনভয়েসের মোট থেকে রেকর্ড করা paid amount বাদ দেওয়া হয়; ফল কখনো শূন্যের কম নয়। |
| ACCOUNTS PAYABLE | draft ও void বাদে ISPbills-এর পাইকারি ইনভয়েসের মোট থেকে রেকর্ড করা paid amount বাদ দেওয়া হয়; ফল কখনো শূন্যের কম নয়। |
| RETAIL COLLECTED | draft ও void নয় এমন খুচরা ইনভয়েসে রেকর্ড করা paid amount। |
| PARTNER WALLET | পার্টনারের বর্তমানে ব্যবহারযোগ্য platform credit। |
Accounting balance-এর পাশে wallet দেখানো হলেও এটি receivable, collected income বা bank account-এর cash-এর সমান নয়।
প্রাপ্য ও প্রদেয়
Accounts Receivable
Receivable-এ আপনার Partner ব্যবসা তার ISP ক্লায়েন্টদের যে খুচরা ইনভয়েস দিয়েছে সেগুলো দেখা যায়। প্রতিটি সারিতে invoice number, client, issue ও due date, total, paid amount, remaining balance এবং status থাকে। কোন ক্লায়েন্টের কাছে আপনার ব্যবসার পাওনা আছে তা এখান থেকে দেখুন।
Accounts Payable
Payable-এ আপনার Partner ব্যবসার নামে ISPbills যে পাইকারি platform invoice দিয়েছে সেগুলো দেখা যায়। এখানে counterparty হলো ISPbills। আপনার ব্যবসার কোন platform charge এখনো পরিশোধ করতে হবে তা এখান থেকে দেখুন।
দুটি তালিকাই issue date অনুযায়ী নতুন থেকে পুরোনো সাজানো এবং প্রতি পেজে 30টি invoice দেখায়। এই পেজে text বা date search নেই। pagination ও দেখানো invoice reference ব্যবহার করুন; invoice বা payment-এর কাজ করতে Billing center খুলুন।
Partner-wallet top-up invoice পাইকারি accounting total, report, Journal ও Ledger থেকে বাদ থাকে। সাধারণ wholesale platform expense থেকে wallet funding আলাদা হিসেবে দেখুন।
Pending Transactions হলো কাজের তালিকা
Pending অংশে তিনটি তালিকা থাকে:
- Retail invoices awaiting collection:
openবাuncollectibleঅবস্থার সর্বোচ্চ 100টি খুচরা invoice, due date অনুযায়ী সাজানো; - Wholesale invoices awaiting payment:
openবাuncollectibleঅবস্থার সর্বোচ্চ 100টি পাইকারি invoice, due date অনুযায়ী সাজানো; - Payments processing:
pendingবাprocessingঅবস্থার সর্বশেষ সর্বোচ্চ 100টি retail gateway payment।
Pending Transactions সম্পূর্ণ history নয় এবং এখানে search form নেই। কোনো সারি আর দেখা না গেলে সাধারণত তার status বদলেছে অথবা সেটি 100 সারির কাজের তালিকার বাইরে চলে গেছে। প্রয়োজন অনুযায়ী Receivable, Payable, Billing center, Journal বা Ledger ব্যবহার করুন।
দৈনিক ও মাসিক রিপোর্ট
Daily Report
একটি Report date বেছে Update report নির্বাচন করুন। তারিখ না দিলে ISPbills আজকের তারিখ ব্যবহার করে। রিপোর্টে দেখানো হয়:
- ওই দিনে issue করা খুচরা invoice RETAIL BILLED হিসেবে;
- ওই দিনে process হওয়া সফল retail payment RETAIL RECEIVED হিসেবে;
- ওই দিনে issue করা wholesale invoice WHOLESALE BILLED হিসেবে;
- ওই দিনে process হওয়া সফল wholesale payment WHOLESALE PAID হিসেবে।
Net cash movement হলো Retail received - Wholesale paid। এটি নির্বাচিত দিনের cash movement, accounting profit নয়; কারণ billed revenue ও platform charge আলাদা দেখানো হয়।
Monthly Report
একটি মাস বেছে Update report নির্বাচন করুন। পুরো calendar month-এর জন্য একই চারটি মোট দেখানো হয়। এরপর লেনদেন না থাকা দিনসহ মাসের প্রতিটি দিনের একটি করে সারি থাকে। প্রতিটি সারির Net cash হলো retail received থেকে wholesale paid বাদ দেওয়া ফল।
Report-এ billed amount-এর জন্য invoice issue date এবং received/paid amount-এর জন্য সফল payment processing date ব্যবহার করা হয়। Draft ও void invoice বাদ থাকে। তাই পুরোনো invoice-এর payment এই মাসে process হলে সেটি invoice issue-এর মাসে নয়, এই মাসের received বা paid total-এ দেখা যাবে।
Journal ও Ledger
Journal খুচরা invoice, সফল retail payment, wholesale invoice ও সফল wholesale payment মিলিয়ে debit ও credit entry তৈরি করে:
| কাজ | Debit | Credit |
|---|---|---|
| Retail invoice | Accounts Receivable | Retail Revenue |
| সফল retail payment | Cash / gateway | Accounts Receivable |
| Wholesale invoice | Platform Expense | Accounts Payable |
| সফল wholesale payment | Accounts Payable | Partner Wallet অথবা Cash / gateway |
Journal প্রথমে গত 90 দিনের তথ্য দেখায়। From ও To লিখে Apply নির্বাচন করুন। শেষ তারিখ শুরুর তারিখের আগে হতে পারবে না।
Ledger balance card-এর সঙ্গে নির্দিষ্ট সাম্প্রতিক 90 দিনের একই ধরনের posted entry দেখায়। এখানে date control নেই। Journal ও Ledger বিভিন্ন source-এর entry একত্র করে নতুন থেকে পুরোনো সাজায় এবং সর্বোচ্চ সাম্প্রতিক 500টি entry দেখায়। এগুলো transaction listing; customer বা invoice search পেজ নয়।
হিসাব মেলানোর প্রক্রিয়া
- Pending খুলে অসম্পূর্ণ retail invoice, wholesale invoice ও gateway payment নিষ্পত্তি করুন।
- মূল invoice দেখতে এবং সঠিক payment record বা verify করতে Billing center ব্যবহার করুন।
- settlement date দিয়ে Daily Report খুলুন। Gateway, bank ও wallet statement-এর সঙ্গে RETAIL RECEIVED ও WHOLESALE PAID তুলনা করুন।
- মনে রাখুন, report-এ payment processing date এবং invoice billing issue date অনুযায়ী ধরা হয়।
- সঠিক date range দিয়ে Journal খুলে reference অনুসরণ করে debit ও credit line দেখুন।
- থেকে যাওয়া balance-এর জন্য Receivable ও Payable দেখুন।
- মাস শেষে কোনো দিন বাদ গেছে কি না দেখতে monthly row ব্যবহার করুন; লেনদেন না থাকা তারিখও দেখা যায়।
Search ও হিসাব মেলানো এক কাজ নয়
Accounting পেজে বর্তমানে শুধু Daily Report, Monthly Report ও Journal-এ date input আছে। Receivable, Payable, Pending ও Ledger-এ text search নেই। Journal-এর date filter শুধু posted entry সীমিত করে; এটি invoice status বদলায় না বা payment reconcile করে না।
টেবিলে দেখানো invoice/payment reference দিয়ে Billing center এবং বাইরের gateway বা bank-এর record তুলনা করুন। open, uncollectible, pending বা processing সারিকে নিশ্চিত cash receipt ধরে নেবেন না।
সমস্যা শনাক্তকরণ ও সমাধান
| সমস্যা | যা দেখবেন |
|---|---|
| Partner → Accounts খুলতে দিচ্ছে না | Email verification, 2FA ও onboarding সম্পূর্ণ কি না এবং সক্রিয় staff account-এ billing-management access আছে কি না দেখুন। |
| Invoice Pending-এ নেই | Pending-এ শুধু open/uncollectible invoice থাকে এবং প্রতিটি তালিকা সর্বোচ্চ 100টি। Receivable বা Payable এবং Billing center দেখুন। |
| Gateway payment Pending-এ নেই | শুধু pending বা processing retail payment এখানে থাকে। সফল বা ব্যর্থ payment প্রযোজ্য অনুযায়ী Billing center বা Journal-এ অনুসরণ করুন। |
| Daily বা monthly received total billed total-এর সমান নয় | Billed-এ invoice issue time এবং received-এ সফল payment processing time ব্যবহৃত হয়। দুটো একই সময়কালে না-ও হতে পারে। |
| Wholesale total-এ wallet top-up নেই | এটি প্রত্যাশিত। Partner-wallet top-up invoice ও তার payment সাধারণ wholesale accounting থেকে বাদ থাকে। |
| Ledger-এ পুরোনো লেনদেন নেই | Ledger শুধু সাম্প্রতিক 90 দিন এবং সর্বোচ্চ 500টি মিলিত entry দেখায়। উপযুক্ত date range দিয়ে Journal ব্যবহার করুন; সেখানেও 500 entry প্রদর্শনের সীমা আছে। |
| Journal-এ payment entry নেই | Payment সফল হয়েছে কি না এবং processing date নির্বাচিত সময়সীমার মধ্যে আছে কি না দেখুন। |
| Payment-এর পরও balance আছে | Payment সঠিক invoice-এ post হয়েছে এবং invoice-এর paid amount বদলেছে কি না দেখুন। এরপর Receivable/Payable আবার খুলুন। মূল প্রক্রিয়া ঠিক করতে Billing center ব্যবহার করুন। |
| Net cash profit-এর সঙ্গে মিলছে না | Net cash শুধু সময়কালের সফল retail collection থেকে সফল wholesale payment বাদ দেওয়া ফল; এটি revenue থেকে expense বাদ দেওয়া হিসাব নয়। |